nekoken2022’s diary

常勤行政保健師歴28年の経験をもとに、保健師向けに役立つ情報を提供するブログです。ぜひご覧ください!

デジタル化と紙ベースの資料の必要性(マンション理事会にて)

紙の資料を利用するしかないのか?

最近、マンションの理事会に参加してて思いましたが、デジタルの有効性は認めるものの、会議で紙ベースの資料を使わざるを得ない場合があることに気づきました。そして紙の資料を無くす事も困難なのだと思います。


例えば、マンション理事会の会議では、住民全員がタブレットを持っているわけではありませんし、タブレットを配ることもできません。また、全員にパソコンを持ってきてもらうことも難しいため、結果としてマンションの管理会社がレジュメを印刷して配布することになります。

個人的にはPDFで見れば良いと思うのですが、PDFに書き込むのは難しいため、紙を使わざるを得ないと感じています。また、スマートフォンでPDFを閲覧するのは見づらいという問題もあります。こうした点から、一般の住民レベルで、仕事以外の場面で紙ベースの資料を減らしていくのは難しいと感じます。Zoom会議であっても、パソコンを持っていない人は参加するのが難しく、スマートフォンで画面共有をしても資料が読みにくいという問題があります。

デジタル化を進めて管理会社の社員の負担を減らしたいと思いますが、これには悩ましい点が多いです。例えば、大きなモニターを全員が見られるようにする必要があるのか、また、紙に書き込むのと同じようなデジタル化が進むのかといえば、それは難しいと感じます。単純にPDFやその他のファイルに書き込みができるようにするためには、iPadのようなデバイスが必要ですが、それを全員に揃えるのは難しく、機器の費用が問題となります。

住民レベルでのデジタル化の問題は他の場所ではどのように対処しているのか気になるところです。結局、紙が残ることは避けられませんが、上手いやり方が共有されると良いと思います。

現在は、解決案は結局見出さないので、せいぜい紙とデジタルのハイブリッド方式の工夫しかないのでしょう。
つまり
   会議資料をデジタルと紙の両方で提供することで、参加者が自分に合った方法で資料にアクセスできるようにします。デジタルに慣れている人にはPDFを提供し、紙の方が使いやすい人には印刷版を用意となります😣

仕方ないといえばそうなりますが、費用対効果の面でデジタルが圧倒的に安価になるまで待つしかないのかもしれません。結局技術の進歩を待つしかなさそうです。

まとめ

1. 紙ベースの資料の必要性    住民全員がタブレットやパソコンを持っているわけではないため、マンション理事会などでは紙の資料が依然として必要です。
2. デジタル化の課題    PDFに書き込むのが難しく、スマートフォンでの閲覧も不便なため、デジタル資料だけで運用するのは現実的に難しいと感じます。
3. ハイブリッド方式の採用    デジタルと紙の両方の資料を提供することで、参加者が自分に合った方法で資料を利用できるようにし、最終的には技術の進歩を待つしかないでしょう。

なんとも悩ましい問題です。

ーネコケンー