1サンプルデータの作成
【クエリ目次へ】
こんにちは！ネコケンです。今回からExcelの講座を開始します。
Excelのパワークエリは強力な半自動化ツールです。統計をフィルタ利用しながら統計数字だしているなら、その作業そのものを記憶させ、2回目からはセッティングしたらすぐにデータが更新されて結果がだせます。しかし、ネットや動画を見てみると、意外と情報が少ないクエリ。
あるにはあるけど、「サンプルデータを作るの大変だし、サンプルデータをダウンロード可能でも安心できないし、」って事が普及を妨げる大きな原因と思い、今回はとにかくサンプルデータは簡単に、かつ、何度もいじって試してみても苦にならない事を目指しました。
では、サンプルデータを作りましょう！
下記のような表をエクセルで作成してみましょう。
さすがに、これなら時間かからないでしょ？
形式が多少おかしくてもいいですよ。とにかく表を作成しましょう。
エクセル苦手でも、手順通りにやっていきましょうね。
２今回クエリで作成するもの
サンプルの表を使って地区担当の佐藤さんのケースだけ別のSheetにわけます。
その後に、元の表に佐藤さんの地区を加えて更新させると佐藤さんシートに新たに加えたデータが反映されます。では、実際にやってみましょう。
（１）データの取得とクエリエディターでの編集
では、図の手順に沿ってやっていきましょう。
サンプルの表を選択（一部でもよい）した状態で、
①の”データタブ”より
②”テーブルまたは範囲から”を選択。
③テーブル作成がでるので「先頭行をテーブル～」をチェックしましょう。そしてOKを押す。
パワークエリエディターが作成されました。
④見出しセルの右端にドロップダウンボタン（▼）をクリック
⑤その列のデータの一覧がでる。ここで佐藤をクリック。
⑥OKをクリック。
このようになります。
⑦「閉じて込読みむ」をクリックし、その下の”閉じて読み込む”を更にクリックする。
⑧以下のようになります。これが一番簡単な方法ですね。
これで元データのあるSheet１に地区担当の地域の名前が増えていっても、いつでも佐藤さんの地区だけ抽出できます。
【実際に使ってみよう】
⑨ではSheet１に佐藤さんの地域を増やしてみましょう。Sheet１は名簿の原本にあたります。データを増やす場合はこちらの情報を更新します。
⑩テーブル１の表のセルを一つ選択し、右クリックし、更新をクリックします。
⑪以下のようにテーブル１の表にデータが追加されました。
どうでしょうか？原本の表のデータを増やす事で自分の必要なデータを分ける事ができます。毎回、フィルタを使わなくても良くなります。これだけで相当の時短になります。
フィルタを使うと、手順が複雑な場合「あれ、どうだったけ？」となり、やり方思い出しながらやって１５分すぎてしまうといったことになってしまいます。できるだけ時短をはかり本来業務に力をいれたいところですね。
３次に地区担当ごとのシートにわけるには
ここで佐藤さんだけでなく全員のシートに分けたいなと思った方もいますよね。一番簡単なのは、上記の作業を各々の担当ごとに繰り返せばできます。
ただ、これだとSheetの表記を後で直す必要があります。これを解決する方法は実はあります。ただ、僕が仕事で働いた先の２つの自治体では上手くできませんでした。そこのExcelバージョンは2016だったのでそのせいかもしれません。現在僕が利用しているのは2021なので画面そのものが少し以前のものと違うかもしれません。
この場合は手作業で通常のSheetの名前を変更してください。Excel苦手な人にはむしろ慣れ親しんだやり方のが楽だと思います。
さて上記のように分けられた元データを１つ更新するだけで簡単にデータがわけられます。僕が実際にやっていたのは、子ども家庭支援センターと協働で仕事をしていた援助対象者の情報や母子や精神の対象者を元データを更新するたびに、半自動で各Sheetに分けていました。
また、年統計を出す場合は、同じ作業を毎年フィルタを利用して集計した場合は、この方法で覚えさせておけば物凄く時短になります。大体、統計は毎月要求されるもや、四半期ごとに要求されるもの、あるいは議会がありそのことで突然、時期はずれの集計結果を要求されることもあります。クエリはそのような場合データセットさえすれば、すぐに出来上がります。あなたの1時間の作業が10分で終わりますよ。
是非、このパワークエリをどんどん使ってみて慣れてみてください。このブログでは僕が統計に関わった際に、パワークエリを利用した例を今後もいくつかあげていきますので是非楽しみにしていただけると助かります。
