nekoken2022’s diary

常勤行政保健師歴28年の経験をもとに、保健師向けに役立つ情報を提供するブログです。ぜひご覧ください!

第5回 クエリエディッタで数値の置換や不要な文字やスペースを削除する方法(保健師、看護師、福祉職のためのExcel講座:パワークエリ編)

 

クエリエディッタで数値の置換や不要な文字やスペースを削除する方法

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今回は、とても重要な”置換”の方法です

この”置換”は通常のExcelやWordでも応用がききます。このブログの対象者の方々のほとんどが”置換”をきっと活用していないのではないでしょうか?また、公務員の行政職の人も活用方法を知らない方々も多いように思います。

 

ちなみにExcelの標準機能の”置換”を使えば、関数を知らなくてもかなり対応できる幅が広がります。また、何度も同じ形式のデータから統計を取る場合には必須の技術です。それは何故か?元になるデータが”Excelの基本原則を全く無視する人たちが作成したデータ”は、Excelの統計関係の機能を使えない事がとても多いのです。なので、まずはデータとして機能するように整える必要があります。そして、今まで時間がかる統計をクエリを使えば、素早く統計結果を出す事もできます。つまりデータのとり方の工夫やデータ分析にも時間がかけられるようになります。

では、解説していきますね。

1”置換”により数字の1を全角から半角に揃える。

①まずは簡単な表を作成します。ポイントは”日付列の全角の数字と半角数字、全角スペースと半角スペースを混在させる”こと。このままではExcelは日付データとして認識できません。その為、通常のExcelでもフィルタ機能が十分に機能しません。昇順にしても正確なフィルタリングされません。

以下のような表を作ってみましょう。サンプルはこれくらいで十分です。とにかく作って慣れましょう。

①”1”は全角、”2”は半角にしてください。あとは全角スペースと半角スペースをいれます

②クエリエディッタを起動します。表を選択して、下記のような手順で実施します。必ず”先頭行をテーブルの見出しとして使用する”にチェックをいれましょう。

②クエリエディッタの起動をします

②-1”先頭行をテーブルの見出しとして使用する”にチェックをいれます。

②-2クエリエディッタを起動しました

③まずは”全角の1”を”半角の1”に置き換えます

③-1見出しの日付をクリックして日付列をアクティブにする

③-2ホームタブから”値の置換”をクリック

 

③-3 値の置換を利用します。

③-4まず、全角数字を半角数字に変更します。

 

 

③-5

③-6
2置換を利用してスペースの削除を行います

今、全角のスペースと半角のスペースが混在していますので、これを削除します。

①全角のスペースが削除されました

①-2まだ半角のスペースが残っている

 

②-1

 

②-2

今回は、2セルだけのデータでしたが、実際は100セル以上のデータがあると思ってください。そのデータを一つ一つ直すなんて大変ですよね。この技術は大変有益です。そしてこういった事をできるという事は、データ作成時点から注意するようになります。

 

保健師の方は、保健業務の一部を業者委託した事あると思います。そうすると委託先の看護職がただのExcelの初心者だと上記のような日付を見た目を整えるためだけに余計な事をする場合が多々あります。日付は基本は、半角数字でカンマでなくスラッシュで入力しましょう。

例えば2023/12/21といった形です。2023.12.21でも認識してくれますが、スラッシュを使う方が間違いはないです。これだけでデータ成型の手間が省かれ30分ほど後の人の時間が節約されます。

読者の皆さんは、このまま頑張ってやりましょう!次も超実践的なセルの中身の区切り方、つまり”セルの分割”になります。

 

ーネコケンー

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